Avoir une caisse enregistreuse : est-ce un facilitateur de comptabilité ?

Face à la complexité des règlementations régissant la comptabilité, les dirigeants d’entreprise n’ont pas forcément les compétences nécessaires pour tout administrer. Afin de vous simplifier la tâche, l’utilisation d’une caisse enregistreuse s’avère souvent indispensable. Cet outil permet en effet d’assurer le suivi des ventes et commandes, mais aussi la gestion des clients et des stocks. D’autant plus, ces machines se déclinent en différents modèles à la fois modernes et simples d’utilisation. Si vous hésitez encore à investir dans ce matériel performant, découvrez les réels avantages qu’il offre.

Des fonctionnalités variées pour gérer une multitude de tâches

L’un des grands avantages d’une caisse enregistreuse réside dans la diversité des fonctionnalités qu’elle propose. Disponible en plusieurs modèles, marques et séries, ce type de matériel peut aussi être combiné avec des logiciels afin d’améliorer sa performance. Vous pouvez par exemple installer un logiciel de caisse qui permettra de gérer les encaissements réalisés pendant la journée. Ainsi, au moment de faire l’inventaire à la fermeture, vous êtes sûr d’accéder à des données détaillées sur l’entrée d’argent ou les éventuelles pertes.

Sachez par ailleurs qu’il est également possible d’intégrer un logiciel comptable qui permettra de réaliser des calculs exacts, peu importe le nombre de paiements effectués durant le service. Grâce à l’automatisation de certaines tâches, vous pourrez réduire considérablement les risques d’erreurs humaines ; facteurs pouvant causer de nombreux désagréments en termes de comptabilité. Cet outil simplifie aussi les différents calculs nécessaires à votre activité : remises, offres, tarif promotionnel pour les habitués, etc. 

Sur le marché, vous pourrez aussi trouver des modèles pouvant être associés à un terminal connecté. C’est notamment le cas d’une caisse enregistreuse ipad. En intégrant un logiciel de caisse ipad à l’outil, vous aurez la possibilité de gérer la comptabilité et l’encaissement via votre tablette ou votre iPhone. Parmi les avantages du logiciel de caisse iPad, la mobilité et la praticité sont à considérer.

Un outil indispensable pour gérer les stocks et les points de vente

Offrant des fonctionnalités intelligentes et pratiques, les caisses enregistreuses peuvent aussi intégrer un logiciel de gestion de stock. Dans ce cas, l’outil vous permettra de suivre en temps réel le stock puis de connaitre la qualité de produits restants. D’ailleurs, il s’agit également d’une excellente manière de se tenir informé sur les nouvelles commandes et les livraisons. Grâce à ce programme, vous pourrez déterminer le moment idéal pour passer une nouvelle commande et éviter par la même occasion les ruptures en termes d’approvisionnement.

L’utilisation d’une caisse enregistreuse peut par ailleurs accélérer les transactions puisqu’il est possible d’obtenir des détails sur les tickets ou les factures rapidement. Elle garantit par ailleurs la sécurisation des encaissements d’espèces aussi bien pour les employés que les clients. Ainsi, le service s’en trouvera amélioré.

Afin de simplifier la gestion d’un point de vente, les modèles de caisse enregistreuse offrent différents moyens de paiement : chèque, tickets resto, carte bleue, etc. Les plus performants pourront d’ailleurs intégrer des options plus poussées en fonction de vos besoins.

L’importance d’une caisse enregistreuse conforme à la règlementation

Depuis l’entrée en vigueur de la loi des finances 2018, les commerçants et professionnels assujettis à la TVA devront utiliser une caisse enregistreuse homologuée, qui répond aux règlementations en vigueur. Qu’il s’agisse d’une caisse enregistreuse sur iPad ou de tout autre système d’encaissement, le recours à un outil conforme vous évitera toute sanction de l’administration fiscale.

Si vous employez un matériel qui ne détient pas une attestation de conformité et que vous êtes soumis à un contrôle, vous devrez payer une amende de 7500 €, mais pas seulement. En effet, il faudra également fournir le certificat dans les 60 jours suivant le contrôle. Dans le cas contraire, vous devrez payer la même somme à nouveau. Notez aussi que les sanctions peuvent être alourdies en cas de suspicion de fraude. Si vous établissez une fausse certification, vous encourez 45 000 euros et une peine de prison jusqu’à 3 ans.

Au-delà du cadre règlementaire, une caisse enregistreuse homologuée vous offre plusieurs avantages à savoir : gestion comptable plus facile, accès rapide (pouvant être centralisé) à l’historique de ventes, création de fichiers clients en vue d’une campagne de fidélisation, etc. Bien entendu, les avantages d’une machine conforme à la règlementation en vigueur peuvent différer en fonction du modèle et des fonctionnalités sélectionnés.

Comment choisir une caisse enregistreuse homologuée ?

Il est important de savoir que tous les modèles de caisse enregistreuse ne répondent pas à la norme légale. Ainsi, vous devrez vous assurer que l’outil est conforme avant de l’utiliser. En général, les machines homologuées possèdent certaines caractéristiques à commencer par la conformité à la norme NF525. En outre, plusieurs conditions devront être respectées :

  • L’inaltérabilité des informations recueillies
  • La conservation lors de l’enregistrement et la clôture des données
  • La sécurisation des données d’origine contre les éventuelles modifications
  • L’archivage qui permet le contrôle fiscal

Pour être sûr que la caisse enregistreuse réponde à la règlementation, il faudra la faire valider par un organisme certificateur pouvant délivrer une attestation de conformité.

 

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